10 tips voor een positief en effectief beoordelingsgesprek

Image of Dries Vinke
Dries Vinke

Het voeren van een beoordelingsgesprek is soms lastig in te vullen. Echter, met deze 10 tips bent u in staat om een effectief en goed beoordelingsgesprek te kunnen voeren, zodat dit zowel voor de leidinggevende als de medewerker positief verloopt.

1: Breng iets niet voor de eerste keer tijdens een beoordelingsgesprek
De medewerker mag nooit tijdens de beoordeling voor het eerst horen dat hij/zij een goede of slechte prestatie heeft geleverd. Goede managers bespreken dit op regelmatige basis.

2: Verzamel voorbeelden over het gehele jaar
Zorg er voor dat u gedurende de hele beoordelingsperiode aantekeningen maakt over goed of minder goede prestaties en ga niet uitsluitend uit van recente gebeurtenissen. Daarnaast maken voorbeelden van prestaties het inzichtelijk voor de medewerker waarin hij of zij goed gepresteerd heeft. Hierdoor weet de medewerker specifiek wat er van hem of haar verwacht wordt.

3: Laat de medewerker ook zich zelf beoordelen
Daag de medewerker uit om zichzelf eerlijk te beoordelen en maak hem of haar verantwoordelijk voor deze taak. Hierdoor is uw medewerker ook gemotiveerder om het beoordelingsgesprek in te gaan. Jezelf beoordelen is onderdeel van de 360 graden feedback cyclus die door veel organisaties wordt toegepast.

4: Vraag ook feedback van de collega’s
Laat ook collega's waarmee de medewerker intensief samenwerkt, feedback geven over zijn of haar functioneren. Zij geven feedback vanuit een ander perspectief dan de leidinggevende waardoor er een completer beeld ontstaat van het functioneren van de medewerker. Ook het vragen van feedback valt onder de 360 graden feedback cyclus.

5: Stel doelen!
Zorg er voor dat de betreffende medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Laat ook meten hoe en wat er exact gemeten wordt. Zorg er voor dat de medewerker zijn of haar rol in het proces kent en weet aan welke organisatiedoelstellingen hij of zij bijdraagt. Dit verhoogt de betrokkenheid.

6: Wees goed voorbereid op de meeting
Probeer patronen te ontdekken in iemands functioneren en kom met zo veel mogelijk voorbeelden. Daardoor begrijpt de medewerker beter en ziet hij of zij de mogelijkheden om zich te verbeteren. Stel van te voren vragen op die u wilt stellen, bijvoorbeeld:

• Wat verwacht jij dat de meest uitdagende doelstellingen zijn dit komende kwartaal?
• Welke ondersteuning heb je nodig?
• Hoe kan ik een betere manager voor jou zijn?
• Hoe vaak wil je feedback ontvangen?

7: Focus op de goede punten
Besteed meer tijd aan zaken die goed gaan dan aan zaken die hij of zij dient te verbeteren. Dit werkt motiverend en belonend. Vaak is het ook makkelijker om iets waar iemand goed in is nog beter te maken dan iets waar iemand minder goed in is. Iemand die hier veel succes mee heeft gehad, is Marc Lammers, de oud-bondcoach van het Nederland dames hockeyteam. In plaats van te focussen op de minder goede kwaliteiten besloot hij de goede punten van zijn speelsters nog beter te gaan benutten, met als gevolg beter presterende speelsters en uiteinde het behalen van de wereldtitel.

8: Geef een medewerker tijd om negatieve feedback te verwerken
Onthoud goed dat een medewerker tijd nodig heeft om negatieve feedback te verwerken. Er kunnen emoties los komen zoals paniek en ontkenning. Houd hier rekening mee. Beëindig desnoods het gesprek als de medewerker overstuur is en plan op korte termijn een nieuw gesprek.

9: Stel een actieplan op n.a.v. het gesprek
De uitkomst van het beoordelingsgesprek dient een actieplan te bevatten, een ontwikkelplan en indien noodzakelijk nieuwe doelstellingen. Vergeet niet er een tijdschema aan te hangen. Leg alles goed vast.

10: Plan ruim de tijd in voor een beoordelingsgesprek
Neem de tijd voor de beoordeling, zorg dat u niet gehaast bent en de indruk wekt dat u nog een groot aantal beoordelingen te gaan hebt ook al is dat wel het geval. Daarnaast zult u de tijd die u nu extra in uw medewerker investeert er dubbel en dwars uithalen doordat hij of zij zich gewaardeerd voelt en hierdoor beter zijn of haar werk zal doen. Hier profiteert de gehele organisatie van!

Meer informatie over het optimaal beoordelen van uw medewerkers?
Wilt u nog meer weten of hoe u uw medewerkers optimaal kunt beoordelen en hen optimaal laat functioneren en hiermee een concurrentievoordeel realiseert? Dan raden wij u aan om de whitepaper over het nieuwe beoordelen te lezen. Deze kunt u gratis downloaden via deze link of door op de afbeelding hier boven te klikken. Onderwerpen die in deze whitepaper aan bod komen zijn: 360 graden feedback, de voordelen van het nieuwe beoordelen en hoe u het nieuwe beoordelen toepast binnen uw organisatie. Na het lezen van deze whitepaper bent u in staat om het nieuwe beoordelen toe te passen binnen uw organisatie waarbij uw medewerkers meer het initiatief nemen en uw leidinggevenden minder tijd kwijt zijn met het beoordelingsproces. Wij wensen u veel leesplezier!

Download de whitepaper

 

Blog posts

Lees meer

Image of Dries Vinke
Dries Vinke

Vijf veel gemaakte fouten bij beoordelingsgesprekken

Veelal worden beoordelingsgesprekken jaarlijks gehouden. In het ouderwetse proces zijn de...

Read more
Joost van Eyk

5 tips die helpen om de objectiviteit in prestatiebeoordelingen te verhogen

Performance Management op een hoog niveau is gebaseerd op accurate informatie uit...

Read more