Performance bias: objectief beoordelen, het is moeilijker dan je denkt

Image of Dries Vinke
Dries Vinke

Een objectief beoordelingsbeleid is een belangrijke basis voor elke HR-afdeling. Diverse andere HR processen zijn hier tenslotte op gebaseerd. (Prestatie-)beloning, opleiding en ontwikkeling bijvoorbeeld. We willen graag objectief zijn, maar zijn we dat ook echt? Worden alle medewerkers binnen jouw bedrijf op exact dezelfde wijze beoordeeld, zonder enige ruimte voor vooroordelen en interpretatieverschillen? Jaarlijks beoordelen managers hun medewerkers op vooraf vastgestelde prestatiedoelstellingen en competenties. We streven ernaar objectief te zijn, door de beoordeling vast te leggen op een evaluatieformulier. Het feit dat de persoonlijke mening van de manager een belangrijke rol speelt, doet het je vast al vermoeden: objectief is het allerminst. Hoe maak je van de performance management cyclus een eerlijk proces? 

Bias in de beoordeling 

Ook al denk je misschien nooit vooroordelen te hebben, we hebben ze echt allemaal. Onze opvoeding, het milieu waarin we zijn opgegroeid, onze opleiding en vriendenkring: het draagt allemaal bij aan de opvattingen die wij erop na houden over andere mensen. Hier kun je helemaal niks aan doen. Het beste is daarom om je er bewust van te zijn dat ook jíj en de managers binnen jouw organisatie die vooroordelen hebben. Bias kan op verschillende manieren voorkomen: een gebrek aan een persoonlijke klik tussen medewerker en manager, een mismatch tussen werkstijlen of erger: gender, afkomst of religie speelt een rol in de beoordeling. 

Stel je bent als manager allergisch voor medewerkers die stipt om 17:00 uur het kantoor verlaten. Een “9-5 mentaliteit” staat voor jou gelijk aan weinig hart hebben voor de zaak. Eén van jouw medewerkers verlaat regelmatig als eerste het kantoor, omdat zij haar dochtertje van de crèche moet ophalen. Ze heeft echter wel al haar werk op orde en werkt, dat moet je haar nageven, erg efficiënt. Irritatie over het feit dat je zelf regelmatig om 18:00 uur nog op kantoor zit, ligt op de loer. Dit kan ervoor zorgen dat je deze medewerker minder goed beoordeelt, terwijl dit niet aan haar prestaties ligt. 

Open vragen zijn de vijand 

Het probleem is dus de ruimte die de manager krijgt voor eigen interpretatie, stelt Harvard Business Review. Helemaal uitsluiten doe je dit niet, maar je kan het wel zoveel mogelijk vermijden. Dit begint ten eerste met de vragen die je stelt op het evaluatieformulier. Een goede manager heeft misschien geleerd om vooral open vragen te stellen. Open vragen bieden in dit geval echter ruimte voor interpretatie. Vragen als: “Wat zijn de belangrijkste prestaties van de medewerker?” en “In hoeverre heeft de medewerker de verwachtingen over zijn/haar prestaties waargemaakt?” zijn bij voorbaat subjectieve vragen. De vragen bieden ruimte voor interpretatie over welke prestaties het meest waardevol voor de organisatie zijn. Bovendien zal de ene manager hogere verwachtingen hebben dan de andere manager. 

When you can’t help it, fix it! 

We kunnen er dus niks aan doen dat we vooroordelen hebben. Wél kunnen we ervoor zorgen dat vooroordelen zo min mogelijk een rol spelen in het beoordelen van medewerkers. Hoe doe je dat? 

Eerst doelen stellen, dan meetbaar maken, vervolgens pas beoordelen: Het lijkt logisch, maar het gebeurt regelmatig andersom. Een manager beoordeelt de medewerker, de medewerker komt erachter dat zijn manager niet tevreden is en vervolgens worden pas ontwikkeldoelen gesteld. Fout! Je had elkaar een hoop tijd en ergernis kunnen besparen, als de doelen waarop je de medewerker beoordeelt vooraf duidelijk zijn. En met duidelijk bedoelen we: meetbaar. Stel één van de KPI’s voor de rol van telefoniste is het correct te woord staan en correct doorverbinden van klanten. Hoe ga je meten of aan die KPI's wordt voldaan? Neem je steekproefsgewijs enkele gesprekken op? Waar let je dan op? Laat je klanten door middel van een korte enquête beoordelen in hoeverre zij goed zijn geholpen? Welke vragen moeten klanten dan beantwoorden? 

Schep heldere verwachtingen aan de manager voor het invullen van de beoordeling: de ene manager is de ander niet. Waar de één van het evaluatieformulier een heus betoog maakt, heeft de ander genoeg aan een paar woorden. Om in het voorbeeld van de telefoniste te blijven, zou een manager de volgende feedback kunnen geven: 

Manager A: “Ik ben over het algemeen tevreden. Werk wel aan je klantvriendelijkheid” 

of: 

Manager B: “Ik ben tevreden over je werktempo. Klanten staan nooit langer dan 4 minuten in de wacht. Je dient wel te werken aan je klantvriendelijkheid. Ik verwacht van jou dat wanneer een klant onbeleefd wordt, je zelf beleefd en rustig blijft. Wanneer de klant te ver gaat, geef je aan dat je op deze manier het gesprek niet kan voortzetten. Vervolgens maak je een terugbelafspraak, of bel je zelf op een later moment terug.” 

Je ziet het zelf al: de feedback van de manager B is helder, specifiek en reflecteert op een bepaalde situatie. De telefoniste weet nu wat zij moet doen, om beter te scoren op klantvriendelijkheid. 

Computers liegen niet

Computers zijn (in dit geval) slimmer dan dat wij zijn. Controleer op bias met behulp van slimme software: zijn er patronen te ontdekken in de beoordeling van managers? Beoordeelt de ene manager doorgaans strenger dan de andere? Zelfs als je al deze tips toepast, dan nog ligt performance bias op de loer. Door te vergelijken hoe managers hun medewerkers beoordelen, kun je patronen ontdekken. Probeer vervolgens te ontdekken, hoe je deze patronen kunt verbreken. 

Performance bias wordt dus vooral in de hand gewerkt doordat er te weinig structuur is in het beoordelingsproces. Het is misschien verleidelijk om simpelweg op je instinct af te gaan, maar ook hier is het onderbuikgevoel geen goede leidraad. 

Heb jij er alles aan gedaan om bias in jouw performancemanagement cyclus te voorkomen? Ontwerp een moderne performancemanagement cyclus voor jouw organisatie: download de creatie van prestatie.

New call-to-action

Blog posts

Lees meer

Image of Dries Vinke
Dries Vinke

HR analytics: vervang het onderbuikgevoel door data

Een passie voor mensen: het is de gemene deler van veel HR professionals. Geïnteresseerd zijn in...

Read more
Image of Dries Vinke
Dries Vinke

10 belangrijke zaken waar je op moet letten bij de keuze van Performance Management Software.

Staat het moderniseren van de Performance Cyclus ook op jouw strategische HR agenda dit jaar? Dan...

Read more