No goals, no results

Waarom doelen stellen zo belangrijk is voor je organisatie, en waarom het zo moeilijk voelt

Bij bijna elke directeur die ik spreek, komt op een gegeven moment dezelfde zin. "Voor de verkoop lukt het nog wel. Maar wat voor doel stel je nou voor een secretaresse?"

Ik begrijp die vraag. Hij is eerlijk. En hij is de reden dat in de meeste mkb-bedrijven de helft van de mensen zonder doel werkt.

Een organisatie zonder doelen per functie stuurt niet, ze hoopt dat het resultaat er komt. Dat is de kern van dit stuk, en ik ga hem niet verzachten. Ik kan het oprecht niet begrijpen dat mensen zonder doelen werken. 

Wat er gebeurt als doelen ontbreken

Zonder doel is er geen gesprek. Er is wel een gesprek, maar het gaat over het weer, over de werkdruk, over die ene collega. Niet over wat er af moet zijn en of het gelukt is.

Zonder doel is er geen erkenning. Je kunt iemand niet bedanken voor iets wat nooit is afgesproken. Dus het compliment blijft algemeen, "je doet het goed", en algemene complimenten slijten snel.

Zonder doel is er ook geen richting bij tegenwind. Als het kwartaal tegenvalt, weet niemand wat er anders moet, want niemand wist wat er precies moest.

En zonder doel vertrekken de verkeerde mensen. Niet de zwakke, die blijven graag ergens waar niets wordt gemeten. De sterke gaan. Die willen weten waar ze aan bijdragen.

Dat is geen theorie. Dat is wat ik in dertig jaar in dit vak bij bedrijf na bedrijf heb zien gebeuren.

Waarom het zo moeilijk voelt

De directeur die vraagt hoe je doelen stelt voor een secretaresse, heeft gelijk dat het lastig is. Maar de moeilijkheid zit niet waar hij denkt.

Hij denkt: deze functie is niet meetbaar. Dat is het niet. Elke functie bestaat omdat er iets uit moet komen. Anders zou hij niet bestaan.

De moeilijkheid is dat hij nooit echt  heeft opgeschreven waar die functie voor is. Wat er misgaat als deze persoon er twee weken niet is. Wat er beter loopt als ze haar werk goed doet. Zodra dat op tafel ligt, zijn de doelen er bijna vanzelf.

Voor een secretaresse: alle inkomende vragen binnen een werkdag beantwoord of doorgezet. Agenda van de directie zonder dubbele boekingen over een kwartaal. Het archief bijgewerkt voor de accountant zonder nazorg.

Voor een verkoper, waarvan iedereen zegt dat hij maar één doel heeft: omzet is een uitkomst, geen doel. Conversie van offerte naar opdracht naar een afgesproken percentage. Bestaande klanten die dit jaar meer afnemen dan vorig jaar. Een pijplijn die klopt, zodat de directeur erop kan plannen.

Het zijn geen bijzondere doelen. Ze zijn gewoon opgeschreven.

Een doel is geen opdracht

Hier gaat het in de praktijk vaak mis, en dat verdient een eigen kop.

Een directeur die eindelijk doelen gaat stellen, heeft de neiging ze te bedenken en uit te delen. Dat werkt niet. Een doel dat je opgelegd krijgt, is een taak. Een doel dat je zelf hebt geformuleerd, is van jou. 

De juiste volgorde is: leg een voorstel neer, en vraag de medewerker welke hij/zij herkent, welke hij/zij anders zou formuleren, en welk doel ontbreekt. Laat dit proces Bottom-up lopen. Dan heb je in een half uur drie doelen waar iemand zich verantwoordelijk voor voelt. Dat gesprek is het werk. Het voorstel is alleen de aanleiding. In een mooi woord: Ownership.

Het ongemakkelijke deel

Als je al jaren zegt dat doelen stellen belangrijk is en het gebeurt in je bedrijf nog steeds niet, dan is dat niet omdat je leidinggevenden onwillig zijn. Het is omdat ze met een leeg vel zitten en niemand hen heeft geholpen dat vel te vullen.

Dat is op te lossen. Het vraagt geen cultuurverandering en geen nieuw systeem. Het vraagt per functie één keer opschrijven waar die functie voor is, en daar drie doelen uit halen. Voor twintig functies is dat een dag werk.

Niet doen heeft ook een prijs. Die staat alleen nergens op een factuur.

Waar ik je kan helpen: 

Omdat ik die vraag over bijvoorbeeld de secretaresse zo vaak hoor, heb ik er iets voor ontwikkeld. Een instrument dat per functie de doelen voor je formuleert.

Noem me een functie en eventueel het thema van dit jaar in je bedrijf, en je krijgt binnen een werkdag een voorstel met concrete doelen, verdeeld over zakelijke doelstellingen en persoonlijke ontwikkeling. Bedoeld om naast de medewerker te leggen, niet om uit te delen. Puur als aanzet voor een goed gesprek.

Stuur me de functie waar jij het lastigst doelen voor kunt bedenken.