Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers het beoordelingssysteem gaan omarmen?

Vaak leeft de invoering van een digitaal beoordelingssysteem van medewerkers allereerst alleen bij degenen die de invoering ervan hebben geïnitieerd. Het is van het grootste belang om een buy-in te krijgen van uw medewerkers voor dit systeem anders is de introductie van een dergelijk systeem gedoemd om te mislukken. Graag geven wij in deze blog zes adviezen hoe de acceptatie van het systeem goed verloopt, alle medewerkers ervan gebruik gaan maken en u dus het maximale haalt uit uw investering.

1: Zorg dat de implementatie in lijn is met uw visie 
Allereest staat het zeer krachtig als de implementatie van een medewerkersbeoordelingssysteem in lijn is met de visie van uw organisatie. Als er in de visie een passage staat over de over groei- en ontwikkelkansen voor medewerkers, dan past een beoordelingssysteem zeer goed bij de uitvoering van uw visie.

2: Maak de voordelen inzichtelijk voor uw medewerkers
Het is van groot belang dat medewerkers zien welke voordelen zij zelf behalen door het in gebruik nemen van een beoordelingssysteem. Pas dan ziet de medewerker de noodzaak ervan in en zal hij of zij het niet als een bedreiging ervaren. Praat samen met collega’s over de keuze van het systeem en, belangrijker nog, de inrichting. Hoe vaak gaan we beoordelen? Welke competenties passen er bij welke functie? Wat zijn de wegingsfactoren van de verschillende competenties? En wie heeft toegang tot de gegevens?

3: Stel een evenwichtige projectgroep samen
Om ervoor te zorgen dat er met positieve ogen gekeken wordt naar de aanschaf en het toekomstige gebruik van een beoordelingssysteem, is het raadzaam om een projectgroep samen te stellen die beslist over de aankoop. Zorg ervoor dat deze projectgroep een dwarsdoorsnede is van het personeelsbestand. Hierdoor ontstaat er een breed draagvlak voor aanschaf van het systeem. Daarnaast kunnen de leden van deze projectgroep via korte lijnen communiceren met hun collega’s over de ontwikkelingen. Hierdoor is iedereen direct op de hoogte en al bekend met het systeem. Heeft uw organisatie een Ondernemingsraad, betrek deze er dan ook bij!

4: Implementeer het systeem stap voor stap en evalueer regelmatig
Een systeem zoals Trakstar biedt u veel mogelijkheden en als u alles van het systeem direct in gebruik neemt, kan het wel eens te veel zijn. Ons advies is om niet direct van alle functionaliteiten gebruik te maken, maar laat uw organisatie eerst een jaar wennen en implementeer vervolgens andere onderdelen, zoals de 360-gradenfeedbackmogelijkheid. Ook is het belangrijk om een goede evaluatie te houden na de eerste beoordelingsronde en te bezien of het prettig en effectief verloopt. Zie dit als de afstemming waarmee het ‘motortje’ steeds beter gaat lopen.

5: Zorg voor training van uw medewerkers
Ook is het belangrijk dat de medewerkers het systeem goed leren gebruiken. De interface moet intuïtief te gebruiken zijn en de keuzemogelijkheden duidelijk. Verwacht van uw softwareleverancier een goede training en evalueer hoe de training is ervaren. Zijn uw medewerkers in staat om het programma goed te gebruiken? En gebruiken zij het daardoor met plezier? Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat de beoordelingscyclus zonder problemen en efficiënt verloopt.

6: Kies voor een leverancier die de software up to date houdt
Kies een leverancier die constant bezig is de software te verbeteren en zoekt naar nieuwe functionaliteiten. Hierdoor blijft u beschikken over een systeem dat up to date is, in lijn is met de trends in de markt, en dus plezierig blijft voor uw medewerkers om te gebruiken. Het spreekt voor zich dat deze training automatisch en zonder verdere kosten beschikbaar moeten zijn bij de levering van de software.

Whitepaper: Welke eisen stelt u aan een beoordelingssysteem?
Overweegt u om een beoordelingssysteem, ook wel Human Performance Software genoemd, aan te schaffen, maar weet u niet direct welke software geschikt is voor uw organisatie? Leest u dan deze whitepaper Hierin zetten wij de belangrijkste 10 eisen die u dient te stellen aan Human Performance Management Software op een rij. Hierdoor kunt u een weloverwogen beslissing nemen, bepalen welke software voor u geschikt is en het maximale halen uit uw investering.