Hoe beoordeel je medewerkers in een platte organisatiestructuur?

Het opzetten van een prestatie beoordelingsproces is in de meeste organisaties niet zo moeilijk te doen. Managers zijn verantwoordelijk voor het voltooien van evaluaties en gaan in gesprek met de “direct rapports” om resultaten te evalueren. Medewerkers verwachten feedback van hun leidinggevende en zijn dit gewoon. Dat is hoe het werkt in een traditionele top-down organisatiestructuur. Er zijn vaak meerdere managementniveaus, dus de meeste medewerkers rapporteren aan iemand een niveau hoger in de hiërarchie. Vooral traditionele organisatie kennen meerdere niveaus

Wat is een platte organisatiestructuur?

Een kenmerk van een platte organisaties is het hebben van weinig tot geen managementniveaus. Alle medewerkers bevinden zich op hetzelfde niveau van het organigram en rapporteren meestal rechtstreeks aan de "CEO". Er zijn geen “middle-managers” die rapporteren aan het managementteam. Er is alleen de CEO die meestal ook de eigenaar of oprichter is van een onderneming. Een platte organisatiestructuur zie je vaak bij jonge startups en kleine bedrijven. Sommige oprichters kiezen bewust voor een platte organisatie, maar het gebeurt meestal spontaan of organisch wanneer een klein team van specialisten samenwerkt aan een business.

Wat zijn de voordelen van een platte organisatiestructuur?

Hoewel platte organisaties nog niet heel erg veel voorkomen in Nederland, bieden ze een aantal voordelen ten opzichte van de traditionele hiërarchische structuren:

• Medewerkers hebben een sterk gevoel van eigenaarschap - Teamleden stimuleren elkaar voor het behalen van succes voor de organisatie. Ze zijn direct verantwoordelijk voor het bijdragen aan de doelen op hoog niveau.
• Medewerkers zijn betrokken - Medewerkersbetrokkenheid is de samenkomst van van autonomie, meesterschap en betekenisvol werk. En werknemers vinken alle vakjes aan als ze zinvol werk kunnen produceren.
• De organisatie trekt toptalent aan - Ambitieuze professionals grijpen de kans aan in een organisatie te werken waar ze autonomie te hebben en weinig beperkingen voelen. In organisaties met platte structuren lukt het vaak beter om toppresteerders aan te trekken en die vervolgens te behouden.
• Werknemers kunnen sneller hun goede ideeën implementeren omdat ze die kunnen uitvoeren zonder goedkeuring nodig te hebben van een manager. Is is geen vertraging.

Zijn er ook nadelen bij een platte organisatiestructuur?

Waarom komen platte structuren niet zo veel voor? Het blijkt dat ook meerdere nadelen bestaan die je in een klassieke hiërarchische structuur niet hebt:

• Het zijn vaak managers die de strategie bepalen en ervoor zorgen dat directe rapporten zich richten op relevante taken. Zonder managers in een organisatie is het lastiger om “the big picture” in het oog te houden.
• Hoe lang hou je het vol zonder managers als de organisatie groeit? Middle-managers worden noodzakelijk naarmate het personeelsbestand groeit. Junior medewerkers hebben leiding nodig van iemand die de doelen en processen van de organisatie begrijpt.
• Het is vatbaar voor conflicten - Er is een risico op conflicten tussen teamleden als er geen gedefinieerde rapportagelijnen zijn. De ene werknemer denkt misschien dat hij de leiding heeft over het werk dat in feite eigendom is van iemand anders.
• Het legt veel druk op de CEO - De persoon bovenaan het organigram heeft genoeg te doen behalve toezicht houden op elke werknemer. Het delegeren van people management aan andere leiders wordt onvermijdelijk naarmate het personeelsbestand groeit.

Een aantal tips voor prestatiebeoordelingen van medewerkers in een platte organisatie:

Misschien is de grootste uitdaging in een platte organisatie wel het creëren van een proces dat er voor zorgt dat elke medewerker aan de gestelde verwachtingen voldoet. De persoon die bovenaan het organigram in een platte organisatie zit, moet veel vertrouwen in zijn werknemers hebben, maar moet toch ook de tijd nemen om de prestaties te evalueren. Laten we eens kijken hoe prestatiebeoordelingen kunnen worden uitgevoerd in organisaties waar werknemers geen traditionele manager hebben.

• HR en de CEO moeten het proces leiden:

In het geval van een platte organisatiestructuur, zal de CEO de rol van manager op zich moeten nemen voor elke werknemersbeoordeling in samenwerking met HR.Afhankelijk van het aantal medewerkers kan dat veel werk zijn voor een drukke CEO. Wat helpt in dit geval is het hebben van goede software waardoor het een transparant en sympathiek proces is.

Stel duidelijke doelen met elkaar en reken de medewerker daar op af.

Werknemers moeten altijd doelen hebben die hun prestaties bepalen. Het definiëren van individuele doelstellingen is zelfs nog belangrijker wanneer teamleden geen manager hebben die projecten toewijst en regelmatig feedback deelt.

Duidelijk gestelde en overeengekomen doelen nemen veel onduidelijkheden weg, de medewerker weet exact wat er van hem/haar wordt verwacht. Het hele jaar door kan de CEO samen met het teamlid volgen hoe het gaat met de voortgang van de implementatie van de doelstellingen. Ook hier is goede software een noodzakelijk  hulpmiddel.

• Profiteer van de voordelen van 360 graden feedback:

Een geweldig hulpmiddel voor een drukke CEO en die er voor zorgen dat iedereen een nauwkeurige evaluatie krijgt is het gebruiken van 360-gradenrecensies. Bij 360-graden feedback worden werknemers doorgaans beoordeeld door hun manager, collega's, directe ondergeschikten en collega's van andere afdelingen. Het is eenvoudiger in een platte organisatie. Alle medewerkers die op hetzelfde niveau in het organigram zitten, evalueren elkaar. Ook feedback van buiten de organisatie is mogelijk bij goede software.

360-graden feedback is een uitstekende manier om in dit geval de CEO te voeden met informatie waardoor het beoordelen van de medewerkers makkelijker en eerlijker wordt. Je krijgt de input van de mensen waarmee medewerkers direct samenwerken, daarmee wordt de evaluatie nauwkeurig en grondiger. Komt bij dat de perceptie dat het proces eerlijker verloopt met een 360 feedback mogelijkheid sterk toeneemt bij medewerkers. Het zogenaamde "meer-ogen principe". 

Regelmatige functioneringsgesprekken van medewerkers zijn een must in platte organisaties!

Platte organisaties zijn een uniek alternatief voor het typische organigram dat uit meerdere managementniveaus bestaat. Hoewel medewerkers in staat zijn zichzelf te managen, is het nog steeds belangrijk om een ​​stapje terug te doen en de prestaties van tijd tot tijd te evalueren. Bi-lateraal gesprekken met de projectleider/teamlead/CEO zijn waardevol en noodzakeleijk. Zorg ervoor dat elke medewerker duidelijk gedefinieerde doelen heeft en een consistente inspanning levert om uitstekende resultaten te leveren.