Micromanagement is killing voor een organisatie en de oorzaak voor een hoog verloop!

Dweilen met de kraan open......Voor veel HR afdelingen is het einde van de maand weer heel spannend… Komen er nog opzeggingen? Aan de ene kant werk je hard om nieuwe mensen aan te nemen, aan de andere kant is er keer op keer die teleurstelling dat mensen weer vertrekken. Zeker in deze moeilijke tijden waar het vinden van nieuwe medewerkers een hele lastige opgave is. Behalve dat het lastig is om ze te vinden is het ook nog eens “killing” voor de business. Het heeft forse gevolgen voor het resultaat van de onderneming en de productie staat onder druk. En een nieuwe persoon aantrekken kost ook het nodige. Voor dat die enigszins productief is ben je ook al snel een half jaar verder. Wat kun je er toch aan doen om de goede mensen te behouden? Waar gaat het mis?

1. Achterhaal de oorzaak

Wat is er aan de hand dat mensen vertrekken? Doe er alles aan om boven water te krijgen wat de oorzaak is. Probeer een vertrouwelijk moment te creëren met de persoon die vertrekt. Geef aan dat je wilt leren van het vertrek van die persoon. Geef aan dat de informatie die je verkrijgt nooit op de persoon in kwestie is te herleiden en dat je het gebruikt om te proberen de organisatie te verbeteren. Doe een exitgesprek en inventariseer de punten die naar voren komen.

Voorkomen is beter dan genezen…. Eigenlijk ben je te laat als er tijdens het exitgesprek zaken worden genoemd die de oorzaak zijn. Veel beter is om tijdens het dienstverband van iemand regelmatig een "check in"  te doen. Want dan heb je de kans er nog wat aan te veranderen. Daarvoor is goede software beschikbaar die je helpt de informatie te verzamelen. Hou deze onderzoeken frequent en laagdrempelig. Frequent zodat mensen eraan gewend raken en laagdrempelig door er geen ellenlange vragenlijst van te maken. Keep it Short and Simple… Ook heel belangrijk is de mogelijkheid om de feedback anoniem te kunnen geven. Dat is een afweging die je kunt maken.

2. Meest voorkomende oorzaak....

Tja… vaak weten we het wel. Aan de ene kant is het heel gezond om enig verloop te hebben in jouw organisatie. Een injectie met nieuw bloed kan heel verfrissend zijn. Maar er zijn ongetwijfeld indexcijfers bekend om te bezien of jouw organisatie hoger scoort dan het gemiddelde in de branche. Slecht betalen is nog het makkelijkst oplosbaar. Je kunt te niet permitteren (veel) lager dan de marktconforme salarissen te bieden. De Engelsen hebben een mooi spreuk dat zegt: Penny wise, Pound foolish…. Je bespaart iets op jouw salariskosten maar de verliest er business door. En dat is vaak veel kostbaarder.

Uit diverse publicaties komt naar voren dat hoog verloop meestal wordt veroorzaakt door de manager. De spreuk “people leave managers, not companies” is vaak enorm waar.

Natuurlijk is het lastig om dit probleem aan te pakken. Maar, en ik blijf maar strooien met spreuken, zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Het is van groot belang dat in een organisatie er een duidelijke, open en meetbare feedback cultuur bestaat! Neem dit op in de missie van jouw onderneming zodat iedereen duidelijk heeft dat feedback geven en krijgen een vast onderdeel is van de bedrijfscultuur. Stimuleer zeer regelmatige gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden. Deze zogenaamde bi-lats hoeven geen uren te kosten maar kunnen snel en effectief worden gehouden. Vraag medewerker en manager een kort verslagje ervan te maken en leg het vast. Wat ook helpt is 360 graden beoordelen. De manager dient ook beoordeeld te worden door zijn/haar medewerkers, al dan niet anoniem.

Beoordeel ze hier op de veel genoemde soft-skills om te bezien of ze goed zijn in dit essentiële onderdeel van het vak. Vraag hoe medewerkers het ervaren! Sluit de stijl van leidinggeven aan bij de behoefte van de medewerkers? 

3. De oplossing

Is de feedback negatief en heeft de betreffende manager een hoog verloop? Uit ervaring weet ik dat je dan echt moet ingrijpen. En daarmee bedoel ik dat de betreffende manager direct moet worden aangesproken. Want als de people-management skills van iemand niet goed zijn verlies je een (groot) deel van jouw rendement op het human capital. Dat kan niet en dat mag niet. Grijp dan in. Ga een verbeter-traject in en spreek harde criteria af om de gewenste verbetering binnen een bepaald tijdsbestek te zien. Zie je geen progressie? Neem afscheid van de manager of geef hem/haar een andere positie in de organisatie. Remember de zachte heelmeesters…

Vaak werden mensen manager omdat ze goed zijn in hun vak…. Ze excelleerden en scoorden hoge resultaten.  Maar dat wil nog niet zeggen dat die persoon dan ook gelijk goed is in het managen van medewerkers. Omdat ze goed zijn in hun vak zie je vaak het effect dat ze niets kunnen loslaten en alles gaan controleren. Medewerkers moeten hetzelfde doen wat zij deden.... Dit fenomeen noemt men ook wel “micro-management”.  Absoluut dodelijk voor het gevoel van autonomie van een medewerker die rapporteert aan een dergelijke manager. Die voelt zich overbodig. De "baas" doet toch alles dunnetjes over en het gevoel van eigenwaarde verdwijnt. Waar doe ik het voor? De "purpose" van de job neemt af. Wat is het gevolg voor de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker?  Dus alledrie elementen die medewerkers bevlogen houden ( autonomie/purpose/mastery) worden aangetast. 

Dit rechtvaardigt stevig ingrijpen! Opvallend genoeg heb ik gezien dat (voormalige) managers ook weer veel gelukkiger werden als ze verlost zijn van het aansturen van een team. Mensen voelen het zelf ook aan.  Het paste toch niet goed en werkte contra-productief op hun eigen performance. Dus het mes snijdt aan twee kanten.  

Onder aan de streep heb je dan de betreffende manager en het hele team gelukkig gemaakt en kun je gaan bouwen aan een organisatie met minder verloop en behoud van goede medewerkers.