In 5 stappen naar 360 graden feedback

The Voice, X-factor, Idols, Holland's got talent… Talentenjachten, wie kent ze niet. Of je er nu fan van bent of juist niet, we kunnen er zeker iets van leren als het gaat om het beoordelen van mensen. Wat hebben alle jury’s van deze talentenjachten gemeen? Dat ze uit meerdere mensen bestaan! Het zou toch raar zijn om te bedenken dat er voor het podium van The Voice slechts één stoel staat? Alleen Anouk? Of Ali B? Een zogenaamde mono-jury? Twee ogen zien nou eenmaal meer dan één, luidt het bekende spreekwoord en dat geldt anno 2019 ook op de werkvloer. Binnen moderne organisaties werk je vaak met veel verschillende mensen samen, in (project-)teams, op afdelingen en in werkgroepen. Het is dan ook niet meer dan logisch dat je vanuit meerdere perspectieven wordt beoordeeld. Dat is wel zo objectief en eerlijk. Deze manier van beoordelen, waarbij je vanuit verschillende invalshoeken feedback ontvangt, noemen we “360 graden feedback”.

Waarom 360 graden feedback?

Dat feedback vanuit meerdere personen en op meerdere momenten, eerlijker en objectiever is dan een eenzijdige beoordeling vanuit één manager, hoeven wij je niet uit te leggen. Maar dat is niet het enige voordeel dat deze vorm van feedback met zich meebrengt. Met het nieuwe, locatie ongebonden werken, heeft de manager tegenwoordig lang niet iedere dag of iedere week persoonlijk contact met zijn medewerkers. Medewerkers kunnen op een andere locatie, bij de klant, of thuis aan het werk zijn. Daarnaast is de agenda van de gemiddelde manager vaak drukbezet. Hoe blijf je dan voldoende zicht houden op dagelijkse prestaties? Met 360 graden feedback ben je samen verantwoordelijk voor elkaars prestaties. Samen beoordeel je elkaar. Wanneer het op de juiste manier wordt ingevoerd, wordt de communicatie en samenwerking binnen teams hierdoor aanzienlijk verbeterd. Je voelt je er immers mede voor verantwoordelijk dat de ander slaagt, en andersom.

Hoewel deze nieuwe manier van beoordelen een zéér positieve ontwikkeling op jouw organisatieklimaat kan hebben, is het aan te raden om medewerkers in stappen voor te bereiden op deze nieuwe manier van feedback geven en krijgen. In dit blog helpen wij jouw organisatie in 5 simpele stappen op weg.

Stap #1: Bepaal je doelen

De eerste stap is het bepalen van doelstellingen. Welke competenties wil je meten? Welke vaardigheden wil je zien? Welke vragen wil je dat medewerkers elkaar stellen? Het bepalen van doelstellingen helpt om aan je medewerkers duidelijk te maken waarom je de 360 graden feedback methode implementeert. Neem nu als voorbeeld de competentie “samenwerken”. Wie kan beter feedback geven op deze competentie, dan de naaste collega waar dagelijks mee wordt samengewerkt? Aan de hand van de omschreven doelstellingen kan ook bepaald worden welke medewerkers betrokken moeten zijn bij het geven van feedback.

Stap #2: Communiceer je plannen

Zolang medewerkers niet weten wat de redenen zijn waarom je deze verandering in het beoordelingsproces wilt invoeren, kunnen je plannen voor verwarring, onzekerheid en onbegrip bij medewerkers zorgen. Waarom is één beoordeling niet genoeg? Vertrouwt de manager ons niet? Worden we straks iedere dag op de vingers gekeken? Allemaal vragen die bij medewerkers kunnen spelen. Wees duidelijk, ongecompliceerd en eerlijk over je plannen. Benoem waarom het gunstig is voor iedereen: een eerlijker beoordelingsproces, meer feedback om van te leren, meer momenten om te reflecteren op jezelf en een organisatiecultuur waarin je elkaar scherp houdt.

Stap #3: Spreek je verwachtingen uit

Spreek vervolgens uit wat je van de feedback verwacht. Wie heeft welke rol? Wat voor feedback moet er worden gegeven? Op welke momenten? Hoe uitgebreid/beknopt dient de feedback te zijn? Het kan zijn dat medewerkers verschillende verwachtingen hiervan hebben, zeker als ze in het verleden al eens met de beoordelingsmethode hebben kennisgemaakt. Zorg dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

Stap #4: Anoniem of niet?

Deze stap is makkelijk, je hoeft alleen maar goudeerlijk te zijn. Wie krijgt de feedback allemaal te zien? Alleen de betrokken manager(s), of ook andere betrokkenen? Is de gegeven feedback anoniem, of staat de naam van de collega erbij? Alle varianten zijn mogelijk, zorg alleen dat je eerlijk bent. Bedenk wat de voor- en nadelen binnen jouw organisatie zouden kunnen zijn van het wel of niet anonimiseren van feedback. Dit is mede afhankelijk van de grootte van de organisatie en de organisatiecultuur.

Stap #5: Sta open voor vragen en zorgen

Voorafgaand, maar ook tijdens deze  verandering in het beoordelingsproces, kunnen medewerkers vragen of zorgen hebben over de nieuwe manier van beoordelen. Zorg dat medewerkers gehoord worden. Het wegstoppen of niet beantwoorden van vragen of zorgen leidt ertoe dat medewerkers negatief kunnen worden over de verandering. En die negativiteit kan helaas snel binnen een bedrijf worden verspreid. Zorg er daarom voor dat je de nodige aandacht aan vragen en zorgen besteed.

Ten slotte geven wij je de belangrijke tip mee: voorkom dat 360 graden feedback een  enorme papierwinkel met zich meebrengt. Niemand zit te wachten op een wirwar van formulieren en lijstjes. Zorg voor een goede digitale tool waarin de feedback wordt verzameld en gedocumenteerd.

Is jouw organisatie al klaar voor stap 1, of moeten de nodige voorbereidingen nog worden getroffen? Kom meer te weten over "het nieuwe beoordelen” en download ons e-book: de creatie van prestatie.